こんにちは、ディアメディアの鶴見です。

ディアメディアでは普段、広報部門の立ち上げ、広報担当者の育成、経営戦略に基づいた広報戦略の策定のサポートをさせてもらっています。その中で、広報部門の立ち上げは「この順番に進めるとスムーズ」と思うことや、「これをやってみるととうまく進む」と実践していることを、タスクリストとしてまとめてみました。
また、それらを実行するために、やり方のヒントも一緒に記してみました。

記事の前半では、そうした広報立ち上げ〜戦略立案でやることを、
記事の後半では、未経験広報担当者さんによく聞かれる、実務の中でやることを、順番に紹介していきます。

■この記事はこんな方におすすめ

• 広報担当者になったけれど、何をしていいか分からず困っている方
• どんな手順で広報部門の立ち上げをしたら良いか知りたい方
• スピーディに効果的な広報立ち上げをしたい方
• 広報担当者がどんな実務を行うか、ヒントが欲しい方

■この記事で紹介している内容

1. 広報部門立ち上げ事前準備のタスクリスト
2. 広報PR戦略立案のタスクリスト
3. プレスリリース（配信前・配信時・配信後）のタスクリスト
4. ファクトブック作成のタスクリスト
5. 記者会見（事前準備・当日・後日）のタスクリスト
6. 広報担当者が日常的にやることのタスクリスト

それでは、ひとつずつ紹介していきます。

■広報部門立ち上げの事前準備

1. 会社の現状・現在地、今後向かう方向を正しく把握する
   • 代表者や役員陣とコミュニケーションを取る
   • ビジョン・ミッション・バリューをインプットする
   • 採用ページなどをチェックする
2. 会社の経営課題を知る
   • 代表者や役員陣に聞く
   • 現場メンバーや部門リーダーに聞く
3. 広報部門がどんな課題解決の役割を担うか、代表者と擦り合わせる
   • 代表者や役員陣と相談する
4. 広報部門について調査する
   • 他社の広報が何をやっているのかを調べてみる、聞いてみる
   • 「広報として成功している会社はどこだと思うか？」社長や経営陣にヒアリングして、その分析をしてみる
   • 「〇〇社みたいになりたい！」と目標にする企業があれば、広報立ち上げの時に何をしたのか調べてみる
5. （何がニュースになるかを知る）

■広報PR戦略立案

1. 自社の現状（できれば市況も）を整理する
   • 想定されるKGI・KPIに必要そうな、現時点での数値データを取得する
   • 強み弱みを書き出すなど、SWOT分析などを活用する
   • 競合他社を調べる
   • 現状と目標の「差分」を明確にする（それがどうしたら縮まるのかまで考えられるとGOOD！）
2. KPI・KGIを決める（参照：もう迷わない！広報担当者のKPI・KGIのたて方と3つのポイント）
3. なりたい姿（ゴール）を決めて、可視化する
   • 世の中に「どのような認知をされたいか」を経営層にヒアリングする
   • その認知がされる状態にになったら「具体的に」どんなことが起こるのかを想像する
   • 定量＆定性で設定する（なるべく解像度を高くし、なりたい姿と実際に行っていることが齟齬のないようにする）
4. アクションKPIの設定をする
5. 情報を届けたい相手（ターゲット）を決める
   • ペルソナシートを活用してみる
6. ターゲットから見られたい姿を決める
   • 関連キーワードをたくさんあげてみる
   • タグライン作成してみる
7. 露出を狙うメディアを決める
   • カスタマージャーニーマップを活用する
8. コンテンツの方向性を決める
   • マンダラチャートを活用してネタ出しをしてみる
9. メディアリスト作成する
   • 過去の報道をチェックする
   • 競合他社の掲載状況をチェックする
10. いつ何が起こるか年間スケジュールを把握する
    • 社長や役員陣に聞く
    • 各部に確認する
    • 定例ミーティングに参加する
11. 世の中のイベントごとや時流を把握する
    • クリスマスなど一般的な世の中のイベントや動きを把握する
    • 選挙などその時々で起こることを把握する
    • 世の中でどんなことが今話題になっているか把握し続ける

さて、ここからは後半。
主要な広報実務のタスクリストを紹介していきます。

■プレスリリース（配信前）

1. ドラフトを作成する
   • ネタの決定
   • ターゲットメディアの決定
   • [HP等]ランディングページの作成
   • 問い合わせ先の確認
   • リリース文書作成
   • 画像素材等の作成
   • 社内チェック
2. メディアアプローチする
   • 掲載を狙う媒体記者さんへ連絡
   • 取材日程調整
   • 反応・フィードバックを元にリリース文章修正
3. 取材対応する (参照：広報PR担当者が取材依頼時にやるべきことリスト（事前準備〜取材後まで） )
   • 取材同席
   • 配信日程調整
   • 内容確認
4. 配信の準備をする
   • 配信日時の確定
   • リリース文章の完成
   • 挿入素材の完成
   • [HP]最新情報に更新
   • [HP]ランディングページ完成
   • 社内告知（拡散依頼）
   • メール文面作成（リリース受付窓口用）
   • コンタクトしていた記者への日時決定の個別連絡
   • [HP]リリース下書き投稿・公開予約
   • [配信サービス]下書き・配信予約
   • 公式SNS投稿文面作成
   • 公式SNS予約投稿
   • 個人SNS投稿文面作成
   • 個人SNS予約投稿

■プレスリリース（配信時）

1. [HP]公開
2. [配信サービス]配信
3. SNS拡散

プレスリリース（配信後）

1. 取材記者さんへ公開連絡
2. 重点メディアの記者さん、やりとりしている方への公開連絡
3. 受付窓口に個人メールから公開連絡
4. 掲載リストを作成・更新する
5. 記事になるかどうかのチェック（1weekは毎日）
   • Googleニュースタブ（期間指定）
   • Googleアラート
   • SNS言及チェック

■ファクトブック作成

1. ファクトブックに盛り込む内容を決める
2. そのために必要なデータを集める
   • 営業資料を取得する
   • 採用資料を取得する
   • イベント登壇資料を取得する
   • ロゴを用意する
   • 写真や図表を用意する
3. 資料骨子を作成する
4. 取得したデータや資料をもとに肉付けしていく
   • 必要に応じて、画像や図形を作成する
5. 報道関係者にお渡しする
6. 定期的に情報更新をしていく

■記者会見（事前）

1. 会見内容を決定する
2. 会見日時を決定する
3. 会場を決める
   • 下見する
   • 予約する
   • 図面手配する
4. ターゲットメディアを決める
5. 目標を決める
6. 関係者を決める
   • 登壇者を決める
   • 司会者を決める
   • その他スタッフを決める
   • スケジュールを確保する
7. 全体スケジュールを決める
   • WBSを活用する
8. 運営マニュアルを作成する
9. メディア誘致文を作成する
10. プレスリリースを作成する
11. 登壇資料を作成する
12. 同梱品・資料を用意する
13. 必要機材を手配する
14. FAQ（想定問答集）を作成する
15. メディア誘致する
    • 知り合いの記者さんがいれば直接アプローチ
    • 新規で個別にアプローチ
    • 関係者限定で一斉配信する
16. メディア関係者の出欠確認をする
17. リハーサルを実施する

■記者会見（当日）

1. 会場セッティングする
2. 会見を実施する
3. プレスリリースを配信する
4. 必要に応じて取材セッティングする

■記者会見（事後）

1. 来場してくれた記者にお礼連絡する
2. 必要に応じて掲載フォローする

■日常的にやること

1. 情報をキャッチアップする
   • 事業部の定例ミーティングに参加する
   • 経営会議に参加する
   • メンバーと雑談する
   • 他社の露出をウォッチする
2. 新規メディアアプローチをする
3. 関係性を構築する
4. ネタを作る

いかがでしたでしょうか。
下準備から実務までをザッとまとめているので、「もうお腹いっぱいだよー！」と思っている方が多いかもしれません。何を隠そう、書いている私は半ば息切れ状態です（笑）
長い長いリスト記事を、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

（※実務の部分は細かすぎて紹介しきれない部分もあったり、別途詳しく説明が必要な場所もあったりするので、随時アップデートや別途紹介していきます。）

広報活動には「これが絶対に正解！」というものはありません。

今回紹介したものは、あくまでもやり方・手順の一つですが、この記事を読んでくださっている方の、広報活動のヒントになったり、手助けになる部分があれば嬉しいなと思っています。