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広報担当者が取材依頼時にやるべきことリスト(事前準備〜取材後まで)

広報活動をしていて「キターーー!!!」と思う瞬間。
その一つが、メディアからの取材依頼だと思います。

突然待ちに待った取材依頼が来た時に慌てないよう、「やることリスト」を作ってみました。

実は、「取材依頼が来たんだけど、どうしたらいいですか…!」というご相談もいただくことが多いのです。

 

取材依頼に対応する、その前に・・・

●常に「企業/サービスがどう見られたいのか」を意識・明文化しておく

●社内に協力体制を作っておく。できれば「なぜ広報活動をしているのか」を社内にある程度理解してもらう

この2点は、とても大事です。

なぜかというと、
どう見られたいのかが明確であれば、取材時におかしな方向に行きそうな場合でも軌道修正がしやすくなります。

また、普段から社内の協力体制があれば、取材対応をお願いしやすいですし、業務を止めて時間をとってもらう意味も理解してもらいやすくなります。

これらの前提があった上で、本題の取材時〜取材後まで「これだけやれば上手くいく確認事項」です。

事前準備でやること

  1. 趣旨の確認(媒体名、コーナーや特集、掲載日時、テーマ、単独か他社も取材しているのか、写真やムービーの有無等)
  2. 同時に詳細な取材依頼書があれば、送ってもらうよう依頼
  3. なければ・取材はいつまでに行いたいか・質問内容・目的、必要な資料などを確認
  4. 適切な人物のアサイン
  5. 時間があれば取材記者の過去記事もチェック
  6. 話して良いこと/NGなことを取材対象者(社長や社員など)に共有
  7. テレビ取材など長く取材時間がかかる、かつ社内を撮影するなどの場合は、事前に社内に告知しておく。機密文書などはしまっておいてもらう

 

当日やること

  1. 朝イチで取材対象者(社長や社員など)に服装(ロゴTシャツやスーツなど)と、内容のリマインド
  2. 撮影があれば撮影場所を整えるなどの準備
  3. 資料などを印刷し、すぐに出せるようにしておく
  4. 取材が始まったら、どんな質問にどういうふうに答えたか、なるべくメモをとっておく
  5. 万が一、捉え方によって悪印象を与えそうな場合にはその場で口頭でフォローする
  6. 最後に「予定どおり記事になりそうですか?」または掲載日時が決まっていなければ「記事化されるとしたらいつくらいですか?」と聞く

※間違えても自分から「原稿の確認をしたい」などとは言わないこと。理由がわからなければ調べてみてくださいね。

 

取材後にやること

  1. 取材時に追加で必要になった素材などと共にお礼メールを送り、「他にも必要な資料などあればご連絡ください」と一言添える
  2. 万が一悪印象を与えそうな発言があった場合は、重ねてフォロー
  3. 今後も媒体/記者さんの興味に合いそうな情報があれば連絡させてください、と結ぶ

 

以上、これだけやっておけば、大抵の取材は上手く行きます。

取材中にメモを取るのは、原稿確認ができない前提で「何と発言したか」をちゃんと残しておくためです。
万が一事実と異なった記事が出てしまった場合、「こう申し上げました」と言えるようになります。

先日「こちらの言いたいことばかり話したら、記事がお蔵入りになってしまった」というご相談を受けました。
メディアは、企業や製品の「宣伝をしたい」のではなく、「読者(視聴者)が喜ぶ情報を届けたい」と考え取材します。

この違いを理解せず、良い宣伝をして欲しいという態度があからさまだと、せっかく取材があっても記事化されないことも多くあります。

お互い良いコミュニケーションをして、良い記事になるよう力を合わせていく感覚で、取材対応をするのがうまくいく秘訣です。

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