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もう迷わない!広報担当者のKPI・KGIのたて方と3つのポイント

こんにちは!
ディアメディアの広報コンサルタントとして新たにジョインした鶴見です。

これからは代表の味岡によるOJT形式で広報PR活動を勉強しながら、自社広報に取り組んでいきます。

さて、はじめてのブログとなる今回は、KPI・KGI設定について。

「新たに広報担当者になったけれど、右も左もわからなくて困っている」
「いまやっている広報に迷いがある」
「今の広報施策が正しいのかわからない」

という方は、ぜひ参考にしてみてください。

広報活動を“やる”と決めたらKPI・KGIの設定を

私がディアメディアにジョインした初日、まず真っ先にやったのはこのKPI・KGI設計です。今年新規事業をはじめるディアメディアは、広報強化時期にあります。広報を強化するにあたって、効率的かつ戦略的に動くために設定をしました。

ちなみに、ディアメディアが広報支援活動をする中で、広報担当者の方からよくご相談いただく悩みのひとつが、「成果が出ているのか出ていないのかわからない」「なかなか成果が出ない」という「成果」に関する悩みだそう。

その悩みを紐解いていくと、成果が出ない理由や成果について悩む理由は明確で、下記の3つのうちのうち、必ずどれかに当てはまるんだとか

(この成果についてのお話は、こちらの味岡の記事に詳しく書かれています。)

ということで、このような事態に陥らないため、そして戦略的広報に取り組むために、KPI・KGIを設定し、そこからアクションプランを導き出しました。

KPI・KGIがいまいちわからない方の為に少し補足しておくと…

KGIとは、最終的な目標となるものです。多くの場合、売上高、受注件数などがKGIとして設定されます。KPIとは、目標(KGI)を達成する為に必要なことです。目標を達成するための、過程を計測する中間指標になります。その指標(KPI)を達成するための具体的ToDOが、アクションプランです。

この図のように、KGIを達成するために、KPIを具体的なアクションプランを設定していきます。

実際のKPI・KGIと、設定までのフロー

今回KPI・KGIを設定するにあたって行った手順(話したこと)は下記の通りです。

  1. ディアメディアが実現したいことを理解する
  2. 代表の味岡が想い描いていることを理解する
  3. その中でも、今、注力したいことを理解する
  4. 自分の(期待されている)役割を理解する
  5. 1〜4をきちんと理解した上で、KPI・KGIを設定する

ここまで理解して進めると、会社の方向性や目標をきちんと見据えた上で、そこに自分の役割を掛け合わせられるので、設定がスムーズに進みますし、設定された指標が腹落ちしやすいと思います。

この話し合いのもと、私のディアメディアにおける広報活動のKPI・KGIは下記の通りになりました。

▼KGI
9月開催講座の集客10社

▼KPI

  1. 継続的な情報発信
  2. メディア露出とそのための戦略設計

▼アクションプラン

  • ディアメディア広報ブログ/月2回(KPI-1)
  • CEOブログ/月1回(KPI-1)
  • リリースor企画の設計(KPI-2) ※ここは別記事で詳しくお伝えします

まず、KGIに関して。

5月からディアメディアは新たに、「経営視点を持った広報担当者を育成する『コンテンツデザイン​マスター講座』」を開講します。これが新規事業であり、新たな挑戦のはじまりです。会社としてのビジョンを実現するため、今期はこの講座に注力します。できればこの5月分の追加集客も担いたいものの、さすがに業務引き継ぎ等を考えると非現実だったので、第2期を予定している9月の集客にKGIをおきました。具体的な社数は10社です。

そして、これを達成するための指標としてのKPIが、「継続的な情報発信」と「メディア露出とそのための戦略設計」です。

継続的な情報発信は、ディアメディアの広報方針をきちんと伝えるため、そして、私たち自身の活動や成果を伝えることでクライアント様により安心と信頼をしていただくためです。具体的な数値は、担当者としてのブログを月に2本執筆すること、CEOブログの発信管理を月に1本と設定しました。

メディア露出は、新規事業の内容や提供価値をより多くの方に届けるために、必要なタイミングだという判断になりました。しっかりと情報を届けるためには、どうすれば良いのか。その戦略を練り、メディアアプローチをしていきます。メディア露出に関しては、具体的な数値は設定していません。この数値については、次のセクションで具体的に触れます。

設定時の3つのポイント

ここまでサラッと設定のフローをお伝えしましたが、この設定においては、下記3点がとても重要です。

  1. 経営者または評価してもらう上長と一緒に決める
  2. 曖昧さは避け、出来るだけ具体的に数値に落とし込む
  3.  安易な数値を設定しない

ひとつ目の「経営者または評価してもらう上長と一緒に決める」は、会社の方向性や目指したい姿と合致させるためにはもちろんのこと、しっかりと評価してもらうためにも超重要です。広報の業務は多岐にわたるうえに裏方で見えにくい内容が非常に多いので、「広報って一体何やってるの?」となりやすい。そうならないために、一緒に設定をしましょう。

ふたつ目の「出来るだけ数値に落とし込む」は、認識のズレをなくすため、そして曖昧で結局わかりづらい目標になるのを避けるために大事なポイントです。例えば、「継続的な発信」の「継続的」は非常に曖昧。ある人はだいたい月に1本と考えるでしょうし、ある人は週に1本と考えるでしょう。人によって認識のズレが出てくるので、曖昧な設定は避け、可能な限り数値に落とし込むことで、認識をすり合わせます。

3つ目の「安易な数値を設定しない」は、ふたつ目と逆のことを言うようですが、”それっぽい”数値を設定することで間違った方向にいくのを避けるために、注意が必要なポイントです。

ディアメディアがメディア露出に関して数値を設定しない理由は、まさにここにあります。「メディア露出数が広報の良し悪しではない」と考えるからです。やたらめったらメディア露出するのではなく、露出したいイメージ通りに必要なタイミングで露出できることが最重要であり、重視するポイント。この考えのもと、数値は設定していないのです。
数値に落とし込めない場合は無理に落とし込む必要はありません。

ちなみに、「こんなKPI・KGI設定はやめた方がいい!」というダメな設定例をヒアリングしたところ、味岡から下記のような回答がありました。

  • メディア掲載本数のみの設定
  • メディアリレーション数やメディア担当者の名刺獲得数
  • 無闇やたらな情報発信

このような設定をしている広報担当者さんは、本当に追うべき目標かどうかきちんと本質を見つめ、もしズレていると感じた場合には見直した方がいいかもしれませんね(汗)

それではまた次回。

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